El oscuro futuro de los archivos de notarías y registros civiles en Cuba

Los documentos, escrituras y asientos guardados en los registros civiles y notarías de Cuba podrían estar a punto de desaparecer, en especial fuera de La Habana, debido a la desidia y a la inacción de las autoridades del Ministerio de Justicia (MINJUS), denunciaron fuentes de ese organismo a DIARIO DE CUBA.

Según los informes, el manoseo permanente de personas buscando antepasados e historias patrimoniales en los libros, ante la carencia de personal especializado, y la ausencia de bases de datos digitalizadas; el deterioro físico de los folios por el paso del tiempo; problemas de calidad del papel de los libros impresos después de 1959; la humedad, los insectos, incendios u otros desastres como inundaciones, ponen en riesgo de pérdida irreversible una gran parte de la memoria histórica cubana.

A lo anterior se une la falta de inversión en soluciones definitivas, pues las solicitudes de ayuda a entidades y amigos extranjeros desde hace poco más de un año se han convertido en la única vía parcial de solución para un viejo problema.

Si bien La Habana goza desde 2024 de prioridad en la atención a los archivos documentales del MINJUS, allí también se pierde gran volumen de información. 

"No se trata solo de escanear, sino de paralizar la destrucción, la pérdida y extravío de la base documental, con otras técnicas a las que el MINJUS no puede llegar", comenta la fuente, cuya identidad no revelamos para evitar represalias en su contra.

"Sin dinero suficiente invertido desde hace décadas para la conservación, prevención y recuperación, la compleja situación se ha ido agravando", indica. 

"Si no se conservan pronto y adecuadamente, ni se digitaliza a tiempo lo que es salvable, asistiremos a la ineficacia de un servicio vital para una población que no ceja en buscar información para emigrar, regularizarse en el exterior y conocer qué bienes y/o derechos patrimoniales les pertenecen o pertenecieron alguna vez", añade.

Para colmo, los afectados por la irresponsabilidad gubernamental tampoco pueden acceder a un sistema de justicia administrativa que intervenga en la situación. La prensa oficial no dice nada sobre el problema, cubriéndolo con vanos triunfalismos.

Por su parte, los abogados promueven no accionar. Califican las demandas y posibles procesos como una pérdida de tiempo. Ciertos profesionales del sector informan a los usuarios afectados que no existe un culpable definido porque el "bloqueo norteamericano" es el causante oficial de los daños y perjuicios ocasionados, según la narrativa oficial.

Hasta el momento, el MINJUS ha estado tomando solo aquellas medidas que dependen de sí, como la evaluación del estado físico de libros y folios, así como prohibir el acceso libre de personas ajenas a los mismos. No obstante, esta práctica sigue sucediendo al margen de las negativas. 

Según la alta dirección del MINJUS, este tipo de medida lleva poca inversión en salario, pero se incumple con frecuencia, porque la demanda excede las capacidades del personal.

La situación va más lejos: el MINJUS no ha invertido en el acondicionamiento de locales, ni tan siquiera en los de peor estado constructivo. En los archivos persiste el calor y la humedad extrema, faltan anaqueles, cajas y espacio, luz adecuada, así como productos compatibles de higienización e insecticidas. 

Tampoco existe dinero ni personal mínimo suficiente para tareas de restauración mediante técnicas no invasivas, como refuerzos con papel japonés o humidificación controlada. Para documentos con escritura poco visible o papel manchado, no se pueden aplicar técnicas como luz rasante, infrarroja o filtros digitales para mejorar la legibilidad.

En resumen, los registradores a cargo del archivo y conservación de los libros y protocolos, además de no estar a la altura en el orden técnico debido a la inestabilidad del personal, sobreviven a diario enfrentando un caos.

La solución parcial ha sido "pedir limosnas" a empresarios europeos, particularmente españoles. En especial, el Ilustre Colegio Oficial de Gestores Administrativos de Madrid hizo oficial un convenio de colaboración para la donación de 16 escáneres de última generación (o escáneres planetarios), cuya efectividad es en extremo insuficiente hasta el día de hoy.

Estas máquinas (que permiten digitalizar sin presionar o aplanar el papel, lo que evita daños adicionales) se rompen por el mal uso, la sobreexplotación, las altas temperaturas, y no existe la posibilidad de repararlas o reponerlas en Cuba. 

"Si la buena voluntad de algunos empresarios amigos del ministro de Justicia se acabara, seguirá creciendo la pérdida de la importante información archivada. Los cubanos deben apurarse en estas gestiones y guardar por sí mismos la memoria de sus antepasados, porque no hay capacidades internas para resolver la caótica y triste situación", advierte la fuente.

Mientras culpa al embargo de Washington contra La Habana, el régimen gasta dinero enviando juristas a cursos de formación en Rusia, España y hasta República Dominicana. Los conocimientos adquiridos en estos cursillos son en general inaplicables, por ser calificados como muy liberales o incoherentes con el contexto cubano, de ahí que el dinero se pierda.

De mantenerse la inacción, la nación cubana no podrá saber con precisión de quiénes y de dónde venimos. Conservar los datos de los libros antiguos de registro civil, de propiedad y protocolos de notarías, es fundamental por múltiples razones históricas, legales, sociales y culturales, dado que:

1. Aportan significativo valor legal y probatorio. Los registros civiles documentan nacimientos, matrimonios, defunciones y otros actos civiles fundamentales. Son pruebas legales de identidad, filiación, nacionalidad y estado civil. Conservar la historia de una propiedad es igualmente una cuestión relevante, pues los descendientes pueden necesitar estos registros para trámites legales como herencias, obtención de ciudadanía, regularización de propiedades, etc.

2. Preservan la memoria histórica. Permiten reconstruir la historia de una comunidad, ciudad o país a través de datos demográficos, patrimoniales, sociales y familiares. Conservan la huella de generaciones pasadas y permiten comprender la evolución de apellidos, migraciones, estructura familiar, actividades patrimoniales y costumbres sociales en distintas épocas.

3. Contribuyen a la efectividad de la investigación académica, estadística y genealógica. Son fuentes primarias para análisis demográficos, sociológicos, antropológicos y económicos para todos los interesados en conocer sobre ello. Permiten rastrear linajes familiares, descubrir orígenes y reconstruir historias personales o familiares con rigor documental. Ayudan igualmente a analizar patrones de mortalidad, tasas de natalidad, matrimonios y divorcios por época o clase social, y fenómenos sociales como epidemias, guerras o migraciones.

4. Patrimonio documental. Forman parte indiscutible del patrimonio cultural de un país, dado que estamos ante testimonios únicos de la organización institucional, el lenguaje jurídico y la escritura de otras épocas.

5. Garantía de derechos humanos. El derecho a la identidad y a la propiedad están reconocidos internacionalmente como derechos humanos. Preservar los registros civiles y de propiedad asegura que todas las personas —en especial las generaciones futuras— puedan ejercer sus derechos básicos (a la identidad, a la nacionalidad, a la herencia, la transmisión patrimonial, etc.) basándose en documentación verificada y accesible.

En todos los países, invertir en la prevención de la pérdida de información de esta clase es deber inexcusable de las representaciones del Estado/Gobierno para con sus ciudadanos. La tarea puede incumplirse con impunidad y se hace difícil materializar en Cuba por la pobreza estructural e institucional en que está sumida la nación, puesto que el régimen tiene mayores prioridades que esta cuestión, relegada desde hace décadas.